1. WAT
De gemeente Kasterlee beschikt sinds 2015 over een digitale toepassing om je evenementen en activiteiten aan te geven en verder op te volgen, namelijk het evenementenloket. In 2020 werd deze toepassing gemoderniseerd en werd dit evenementenloket omgebouwd naar een evenementenkluis!
Een evenementen watte? Een digitale (evenementen)kluis is -zoals het woord het aangeeft- een digitale opslagruimte waarin jij al je evenementgegevens makkelijk kan bewaren. De evenementenkluis krijgt de roepnaam "Flowlab".
2. WERKWIJZE
De werkwijze is, in tegenstelling tot het vroegere digitale evenementenloket, ietwat anders. In het digitale evenementenloket moest je het hele evenement in één keer doorsturen. In de evenementenkluis of Flowlab hoeft dat niet meer want je werkt immers met zogenaamde 'formulieren'.
Afhankelijk van je antwoorden op een aantal simpele basisvragen, zal Flowlab een aantal formulieren voor je klaarzetten.
- Verplichte formulieren : deze moet je invullen
- Optionele formulieren : deze mag je invullen (maar het hoeft niet)
Gedaan dus met één groot invulformulier voor het ganse evenement. Nu kan je gebruikmaken van verschillende deelformulieren. Handig als je niet alle evenement info dadelijk bij de hand hebt. De evenementenkluis bewaakt bovendien (automatisch) het correct naleven van deadlines om formulieren aan de gemeente te bezorgen. Je krijgt vanuit Flowlab (automatisch) een mailtje als je bijvoorbeeld nog een verplicht formulier moet indienen. Handig!
3. HERGEBRUIK VAN DATA
Ook handig: organisatoren die jaarlijks hetzelfde evenement organiseren, kunnen eenvoudig de aanvragen van vorige editie hergebruiken. Op deze manier bespaar je tijd bij het ingeven van je evenementendata.
4. KOPPELING UIT-DATABANK
Wanneer organisatoren een evenement of activiteit indienen via de evenementenkluis kan deze, afhankelijk van jouw keuze, al dan niet verschijnen in de UiT-kalender. Bovendien kan je activiteit ook opgenomen worden in het gemeentelijke informatieblad, als je voldoet aan een aantal voorwaarden. Klik hier voor meer informatie rond de UiT-kalender en publicatie in het gemeentelijke infoblad.
Voor wie?
De evenementenkluis kan gebruikt worden door:
- alle verenigingen, particulieren en bedrijven uit Kasterlee, Lichtaart en Tielen die evenementen of activiteiten wensen te organiseren in onze gemeente;
- organisatoren van buurt- & wijkfeesten in onze gemeente;
- organisatoren van buiten onze gemeente die evenementen (of bepaalde onderdelen ervan) willen organiseren in onze gemeente;
Om als organisator toegang te krijgen tot de digitale evenementenkluis, moet je eerst een profiel aanmaken.
Hoe aanvragen?
Klik hier voor toegang tot de digitale evenementenkluis!
Kostprijs?
Het gebruik van de digitale evenementenkluis is volledig gratis. Het evenementenloket levert, mits het respecteren van de indieningstermijnen, een passende vergunning eveneens gratis af.
Let op!
- Aanvragen van grootschalige evenementen die later dan 60 dagen maar nog voor de uiterste behandelingstermijn van 30 dagen voor aanvang van de activiteit worden ingediend, zullen een administratief spoedtarief van € 25 worden aangerekend per aanvraag.
- Aanvragen van (grootschalige) evenementen die later dan 30 dagen voor
aanvang van de activiteit worden ingediend, worden NIET behandeld en
automatisch geweigerd.
Afhandeling?
Let op!
- Vergunningsplichtige evenementen en activiteiten geef je minimaal 60 dagen voor aanvang van je activiteit aan.
- Kleinschalige activiteiten (bv. buurtfeesten) geef je minimaal 14 dagen voor aanvang van je activiteit aan.